Datenschutz

1. Verantwortliche und Ansprechpartner

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen, mit uns Kontakt aufnehmen, einen Termin vereinbaren oder sich bei uns behandeln lassen.

Face To Face Aesthetics ist eine Praxisgemeinschaft dreier freiberuflich tätiger Ärztinnen und Ärzte. Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind:

Dr. med. Viktoria P. Nühnen
Dr. med. Gino Steinmetz
Dr. med. Eric Klingelhöfer

Praxisgemeinschaft Face To Face Aesthetics, Groner-Tor-Straße 25, 37073 Göttingen Telefon: +49 176 50492429 · E-Mail: info@facetofaceaesthetics.de

Gemeinsame Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO): Für die Website, die gemeinsamen Kontaktkanäle (Telefon, E-Mail, WhatsApp, Online-Terminbuchung), den gemeinsamen Praxiskalender und unseren Social-Media-Auftritt sind wir drei gemeinsam verantwortlich. Wir haben in einer Vereinbarung festgelegt, wer welche Pflichten erfüllt. Zentraler Ansprechpartner für alle Datenschutzanfragen ist Dr. med. Gino Steinmetz (Anschrift wie oben, E-Mail: info@facetofaceaesthetics.de). Sie können Ihre Rechte aber auch gegenüber jeder und jedem von uns geltend machen. Das Wesentliche der Vereinbarung stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.

Behandlungsdaten: Für Ihre Behandlung und die Patientendokumentation ist allein die Ärztin bzw. der Arzt verantwortlich, die oder der Sie behandelt. Jede Praxis innerhalb der Praxisgemeinschaft führt eine eigene Patientendokumentation. Ein Austausch von Behandlungsdaten zwischen uns findet nur statt, wenn Sie einwilligen oder ein Gesetz es erlaubt.

Ärztliche Schweigepflicht: Alle Daten, die Sie uns anvertrauen, unterliegen zusätzlich der ärztlichen Schweigepflicht (§ 203 StGB, Berufsordnung der Ärztekammer Niedersachsen). Unsere technischen Dienstleister sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Datenschutzbeauftragter: Wir sind nicht verpflichtet, eine Datenschutzbeauftragte bzw. einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Wenden Sie sich bei Fragen bitte an Dr. med. Gino Steinmetz.

2. Besuch unserer Website

Hosting durch Wix: Unsere Website, die Formulare und die Online-Terminbuchung laufen über Wix. Anbieter ist die Wix.com Ltd., 40 Namal Tel Aviv St., Tel Aviv 6350671, Israel. Wix verarbeitet Ihre Daten in unserem Auftrag; mit Wix besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Für Israel hat die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt. Soweit Wix Daten in die USA übermittelt, erfolgt dies auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. von EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Wix.

Server-Logfiles: Beim Aufruf der Website übermittelt Ihr Browser automatisch Daten an den Server von Wix, die dort kurzzeitig gespeichert werden:

IP-Adresse
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene Seite bzw. Datei
zuvor besuchte Seite (Referrer-URL)
Browser, Betriebssystem und Internetanbieter

Zweck ist eine sichere und stabile Bereitstellung der Website, etwa zur Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb der Website. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für diesen Zweck nicht mehr erforderlich sind. Ein Rückschluss auf Ihre Person ist uns damit nicht möglich und wird nicht versucht.

Cookies und Einwilligungsbanner: Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien. Technisch notwendige Cookies (z. B. für Sicherheit, Lastverteilung, Formularfunktionen und das Speichern Ihrer Cookie-Auswahl) setzen wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ein. Alle anderen Cookies, etwa für Besucherstatistiken, setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung über unser Cookie-Banner ein (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ am Seitenende widerrufen oder ändern. Welche Cookies im Einzelnen eingesetzt werden, sehen Sie im Cookie-Banner.

Besucherstatistik: Wenn Sie zustimmen, nutzen wir die Statistikfunktion von Wix, um anonymisierte bzw. zusammengefasste Auswertungen zu erhalten, z. B. wie viele Besucher welche Seite aufrufen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Wir setzen keine Werbe-Tracker (z. B. Meta-Pixel oder Google Ads) ein.

Verschlüsselung: Die Website ist durch SSL/TLS verschlüsselt. Sie erkennen das an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile.

3. Kontaktaufnahme und Terminbuchung

Sie können uns per Kontaktformular, Wartelisten-Formular, Online-Terminbuchung, E-Mail, Telefon oder WhatsApp erreichen. Wir verarbeiten Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten und Termine zu vereinbaren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung bzw. Durchführung des Behandlungsvertrags). Soweit Sie uns Gesundheitsdaten mitteilen (z. B. Beschwerden, gewünschte Behandlung oder Behandlungszone), verarbeiten wir diese zusätzlich nach Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG bzw. auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie mit der freiwilligen Mitteilung erteilen. Bitte senden Sie uns über Formular, E-Mail oder WhatsApp nur die Angaben, die für die Terminvereinbarung nötig sind. Ausführliche medizinische Fragen besprechen wir persönlich.

Kontaktformular: Wir verarbeiten Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht. Die Daten werden bei Wix gespeichert und an unser Praxispostfach weitergeleitet.

Warteliste (z. B. Laserhaarentfernung): Wir verarbeiten Name, Telefonnummer, optional E-Mail-Adresse, die gewünschte Behandlungszone und, falls angegeben, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind. Wir nutzen die Daten, um Sie zur Terminvergabe anzurufen. Die Angabe, wie Sie auf uns aufmerksam wurden, ist freiwillig und dient der Auswertung unserer Werbemaßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wenn Sie zusätzlich einwilligen, informieren wir Sie per WhatsApp oder E-Mail (siehe Abschnitt 4).

Online-Terminbuchung (Wix Bookings): Bei der Online-Buchung verarbeiten wir Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, gewählte Leistung, Termin und ggf. Ihre Anmerkungen. Der Termin wird automatisch in den Google Kalender der behandelnden Ärztin bzw. des behandelnden Arztes übertragen. Sie erhalten eine Buchungsbestätigung per E-Mail.

E-Mail (Google Workspace): Unser Praxispostfach info@facetofaceaesthetics.de sowie unsere Kalender laufen über Google Workspace. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Übermittlung in die USA ist möglich; sie erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. von EU-Standardvertragsklauseln. E-Mails werden auf dem Transportweg verschlüsselt (TLS), aber nicht Ende-zu-Ende. Vertrauliche Gesundheitsinformationen senden Sie uns daher bitte nicht per E-Mail.

Telefon: Wenn Sie uns anrufen, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, Datum und Uhrzeit des Anrufs sowie die Inhalte des Gesprächs, soweit wir sie notieren. Gespräche werden nicht aufgezeichnet. Bei einem verpassten Anruf melden wir uns telefonisch, per SMS oder per WhatsApp bei Ihnen zurück, um Ihr Anliegen zu klären (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

WhatsApp: Sie können uns über die WhatsApp-Business-App erreichen. Anbieter ist die WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Nachrichteninhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt; WhatsApp bzw. Meta erhält aber Metadaten (z. B. Telefonnummer, Zeitpunkt, Geräteinformationen) und kann diese auch in den USA verarbeiten. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework. Wir nutzen WhatsApp nur auf einem Praxis-Mobiltelefon und nur für organisatorische Kommunikation (Terminvereinbarung, Erinnerungen, Rückfragen). Wenn Sie uns per WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir schreiben Sie per WhatsApp nur an, wenn Sie uns zuvor selbst über WhatsApp kontaktiert haben oder eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können jederzeit verlangen, dass wir Sie nicht mehr per WhatsApp kontaktieren. Weitere Informationen: Datenschutzrichtlinie von WhatsApp. Wenn Sie WhatsApp nicht nutzen möchten, erreichen Sie uns jederzeit telefonisch, per E-Mail oder über die Website.

4. Terminorganisation und automatisierte Nachrichten

Um Termine zuverlässig zu organisieren, führen wir einen gemeinsamen Praxiskalender und eine gemeinsame Kontakt- und Einwilligungsliste in Google Workspace. Darin speichern wir Name, Kontaktdaten, Terminart und -zeitpunkt, bevorzugten Kontaktweg und Ihre erteilten Einwilligungen. Einige Nachrichten versenden wir teilautomatisiert über Wix, Google Workspace oder die WhatsApp-Business-App:

Nachricht

Kanal

Rechtsgrundlage

Eingangsbestätigung nach Formular oder Buchung

E-Mail

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Terminbestätigung und Terminerinnerung (ca. 24 Stunden vorher)

E-Mail, WhatsApp

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; WhatsApp nur mit Einwilligung (lit. a)

Rückmeldung nach verpasstem Anruf

SMS, WhatsApp

Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO

Benachrichtigung über freie Termine (Warteliste)

Telefon; WhatsApp, E-Mail nur mit Einwilligung

Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. a DSGVO

Bitte um eine Bewertung nach der Behandlung

E-Mail, WhatsApp

Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Erinnerung an eine Folgebehandlung (Recall) und Informationen zu unseren Leistungen

E-Mail, WhatsApp

Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Terminerinnerungen enthalten nur Datum, Uhrzeit und Ort, keine Angaben zur Behandlung. Bewertungsanfragen und Recall-Nachrichten senden wir ausschließlich, wenn Sie dafür gesondert eingewilligt haben. Sie können jede Einwilligung jederzeit widerrufen, zum Beispiel mit einer kurzen Antwort „STOP“ per WhatsApp oder per E-Mail. Eine Bewertung bei Google ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf Ihre Behandlung.

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen und führen kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO durch. Die Automatisierung betrifft nur den Zeitpunkt des Versands; über Termine und Behandlungen entscheiden immer wir persönlich.

5. Social Media, Google-Profil und Zahlung

Instagram: Wir betreiben einen Instagram-Auftritt, um über unsere Praxis und Leistungen zu informieren. Anbieter ist die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Für die Verarbeitung Ihrer Daten beim Besuch unseres Profils sind wir und Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO), soweit es um die Seiten-Statistiken (Insights) geht. Meta hat dazu eine Vereinbarung über gemeinsame Verantwortlichkeit bereitgestellt und übernimmt die primäre Verantwortung für diese Daten. Wir sehen nur zusammengefasste Statistiken und keine Daten einzelner Personen. Wenn Sie uns über Instagram schreiben, verarbeiten wir Ihre Nachricht zur Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Bitte teilen Sie uns dort keine Gesundheitsdaten mit. Unsere Website lädt keine Inhalte von Instagram; ein Link zu unserem Profil überträgt erst beim Anklicken Daten an Meta. Weitere Informationen: Datenschutzrichtlinie von Meta. Derzeit schalten wir keine bezahlte Werbung. Sollte sich das ändern, passen wir diese Erklärung vorher an.

Google-Unternehmensprofil und Bewertungen: Unsere Praxis ist mit einem Unternehmensprofil bei Google vertreten. Wenn Sie dort eine Bewertung abgeben, ist diese öffentlich und wird von Google verarbeitet. Wir können Bewertungen öffentlich beantworten. In Antworten bestätigen wir weder, dass Sie bei uns in Behandlung sind, noch nennen wir Behandlungsdetails (ärztliche Schweigepflicht). Rechtsgrundlage für unsere Antworten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zahlung in der Praxis: Kartenzahlungen wickeln wir vor Ort über den Zahlungsdienstleister SumUp ab. Dabei werden Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten, Betrag, Zeitpunkt) an SumUp und die beteiligten Kartenunternehmen übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. SumUp ist für die Zahlungsabwicklung selbst verantwortlich; Behandlungsdaten erhält SumUp nicht. Online-Zahlungen über die Website bieten wir nicht an.

6. Empfänger, Speicherdauer und Ihre Rechte

Empfänger: Ihre Daten erhalten nur die Ärztinnen und Ärzte unserer Praxisgemeinschaft, soweit sie es für ihre Aufgabe brauchen, sowie unsere Dienstleister Wix (Website, Formulare, Buchung) und Google (E-Mail, Kalender, Kontaktliste) als Auftragsverarbeiter. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn Sie eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, z. B. an Steuerberater oder Behörden. WhatsApp/Meta, SumUp und Google (beim Unternehmensprofil) verarbeiten Daten in eigener Verantwortung.

Speicherdauer:

Daten

Speicherdauer

Anfragen ohne anschließende Behandlung

Löschung nach Abschluss der Anfrage, spätestens nach 6 Monaten

Wartelisten-Einträge

bis zur Terminvergabe oder zu Ihrem Widerruf, spätestens 12 Monate nach Eintragung

Termindaten im Kalender

bis zu 12 Monate nach dem Termin, danach nur in der Patientendokumentation

Patientendokumentation

10 Jahre nach Abschluss der Behandlung (§ 630f Abs. 3 BGB, Berufsordnung)

Rechnungen und Buchungsbelege

nach den steuerrechtlichen Fristen (§ 147 AO)

Einwilligungen und deren Widerruf

für die Dauer der Einwilligung und bis zu 3 Jahre danach als Nachweis

WhatsApp-Verläufe

bis zu 12 Monate nach dem letzten Kontakt; Inhalte mit Bedeutung für die Behandlung übernehmen wir in die Patientendokumentation

Ihre Rechte: Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa für die Patientendokumentation, können einer Löschung entgegenstehen.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Der Verarbeitung Ihrer Daten für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen; wir verwenden Ihre Daten dann nicht mehr für diesen Zweck.

Für alle Anliegen genügt eine formlose Nachricht an Dr. med. Gino Steinmetz, info@facetofaceaesthetics.de, oder an die oben genannte Anschrift.

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, www.lfd.niedersachsen.de.

Pflicht zur Bereitstellung: Für eine Terminvereinbarung benötigen wir Ihren Namen und mindestens eine Kontaktmöglichkeit. Ohne diese Angaben können wir keinen Termin vergeben. Einwilligungen in WhatsApp-Kontakt, Bewertungsanfragen oder Recall sind freiwillig und keine Voraussetzung für eine Behandlung.

Stand: Oktober 2026. Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert.